«Подводные камни» печатного автографа

Использование факсимиле в деловой сфере – явление довольно распространенное. Другой вопрос, что стоит помнить ряд нюансов, связанных с такого вида подписью.

Факсимиле представляет собой способ собственноручной подписи, произведенный механическим способом. Использование такой подписи позволяет ускорить визирование документов. Казалось бы, в чем сложность: заказать штамп факсимиле и все проблемы решены, время и нервы сэкономлены. Но и тут есть свои «подводные камни». Дело в том, что в п. 2 ст. 160 ГК РФ указано, что использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок допускается в случае, когда это предусмотрено законами или соглашением сторон. Если такого соглашения нет, но договор подписан факсимиле, суд может признать его недействительным. Притом практически ни в одном из законов Российской Федерации прямой формулировки воспроизведения факсимильной подписи на документах не регламентировано. Тем не менее, на практике есть ряд особенностей.

Во-первых, в ходе проверки налоговый орган может признать документы, подписанные факсимиле, фиктивными и начислить существенные суммы налогов. Основной причиной такого отказа может служить мнение контролеров о том, что на договорах, доверенностях с правом подписи документов, допсоглашениях и актах стоит факсимиле. А это, якобы, противоречит законодательству.

Часто встречается ситуация, когда проверяющие инспектора определяют факсимильную подпись на глаз, не прибегая к представленному праву провести графологическую экспертизу в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 31 и ст. 95 НК РФ. Выходит, данный вопрос решать самостоятельно нельзя, не имея соответствующей компетенции по проведению экспертизы. Так, в частности, в письмах Минфина России от 15.03.2010 №03-02-08/13, от 01. 04. 2004 №18-0-09/000042@ и от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 указано, что использование факсимиле также не допускается на доверенностях, платежках, иных документах, имеющих финансовые последствия, в том числе на первичных документах.

Во-вторых, компании сами сознаются, что использовали факсимильную подпись и оспаривают правомерность ее использования, а не сам способ подписи. Такая ситуация выработалась на основе правила делового оборота, которое гораздо жестче, чем закон.

ВАС РФ в своем постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 указал, что в ст. 169 НК РФ возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры не предусмотрена. Не содержит аналога и Федеральный закон «О бухгалтерском учете», в силу которого в документах бухгалтерского учета должны содержаться личные подписи соответствующих лиц. ФАС Центрального округа в своем постановлении от 12.08.2011 № А48-3632/2010 высказал иную позицию, регламентируя тем, что факсимиле не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи.

Отступление от установленных правил, указанных в постановлении Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11, влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам. По мнению же контролирующих органов, таких как Министерство Финансов, ФНС России, УФНС России по г. Москве использование факсимиле при подписании счетов-фактур является нарушением правил оформления данного документа, и такие счета-фактуры не дают права на вычет НДС. Таким образом, подписывать факсимиле счета-фактуры нельзя, что указывается и в судебной практике ФАС Поволжского округа, ФАС Западно-Сибирского округа, ФАС Волго-Вятского округа.

Оспаривая же неверно оформленное дополнительное соглашение или даже сам договор, проверяющие налоговых органов рискуют получить от налогоплательщика в качестве аргументов комплект оформленных надлежащим образом платежных документов и актов по этой сделке. Для суда этого будет вполне достаточно, чтобы вынести решение в пользу налогоплательщика в связи с тем, что сделка не является мнимой.

А вот если доверенность оформлена неверно, то появляются перспективы оспорить весь заключенный контракт в целом. В том числе и все документы, подписанные собственноручно ненадлежащим представителем. Но если по неверно оформленной доверенности представитель компании заключит договор, а руководство компании оплатит выставленные счета по такому договору и подпишет акты, предусмотренных договором, о выполнении работ. Тем самым, каждая из сторон одобряет достигнутое соглашение. Следовательно и требовать признания такого договора незаключенным не находится смысла.

Налоговики, на основании письма МНС России, запрещают использование факсимиле должностных лиц территориальных налоговых органов в основной деятельности, а также на доверенностях, платежках и других документах, имеющих финансовые последствия. В дальнейшем, наложили запрет на использование факсимиле на доверенностях налоговое ведомство и Минфин. Суды же в своих решениях приходят к выводу, что руководство налогового ведомства не вправе давать официальные толкования к нормам гражданского законодательства, и письмо МНС России к числу нормативных актов не относится. Так как не является ответом на вопросы налогоплательщиков, а имеет внутриведомственный характер и предназначено для регламентации внутренней деятельности издавшего его органа. Если кому и запрещено применять факсимиле, так это самим налоговым органам.

Споры, возникающие относительно признания договора об отчуждении доли в уставном капитале общества, заключенного с использованием факсимильной подписи одной из сторон. И такой способ не согласован сторонами, это в который раз свидетельствует о несоблюдении письменной формы такой сделки. В соответствии с п. 5 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10. 2000 № 57, под прямым одобрением сделки понимается частичная или полная оплата товаров, работ или услуг, их приемка для использования, признание претензии контрагента, уплата неустойки, процентов по основному долгу либо других сумм, реализация иных прав и обязанностей по данной сделке. Оформленные акты выполненных работ с использованием факсимиле не является подтверждением выполнения работ и основанием для их оплаты, но в случае если предыдущие акты были оформлены таким же способом, и заказчик их оплатил беспрекословно, то спор решается сам собой и тем самым подтверждается сторонами достигнутое соглашение об использовании такого вида подписи. Судебная практика показывает, что само наличие на актах факсимильной подписи и оттиска печати уже свидетельствует о том, что контрагент получил указанный документ и ознакомился с ним. Фактические работы по спорным договорам выполнены надлежащим способом.

Проставление подписи на налоговой декларации с помощью факсимиле также нельзя, так как это закреплено в законодательстве Российской Федерации, а именно в п. 5 ст. 80 НК РФ, где предусмотрено использование только собственноручной подписи.

Вывод напрашивается сам собой. На основании соглашения об использовании факсимиле можно подписывать всё что угодно - счета на оплату, заказ-наряды, заявки, акты, отчеты, дополнения и изменения к договору, прочие документы. Но необходимо забывать и про отдельные случаи, которые законодательством прямо запрещены.

Соглашение об использовании факсимиле можно подписывать со всеми контрагентами, это и удобно и легко. В данном соглашении стоит указать виды документов, которые могут быть подписаны факсимиле, ФИО и должности работников, подписи которых будут использоваться, образцы оттисков факсимиле и срок действия соглашения. Но не стоит забывать и о безопасности. Ведь печать и факсимильное клише подпадает по действие ст. 2 ГК РФ, который предусматривает последствия по рискам предпринимателей.

Напоследок можно рассмотреть таблицу, где и каким образом можно использовать факсимиле

Татьяна Шабаева, управляющая Поволжским Бухгалтерским Обществом